Per allocare il tempo serve tempo!

Nel nostro pianeta e in questo particolare momento storico c’è una precisa risorsa non rinnovabile, alla quale prestiamo difficilmente attenzione, pur essendo essa sistematicamente sulle nostre bocche: il tempo.

Amico e nemico di tutti, lo blasoniamo, lo ricerchiamo, lo temiamo e malediamo, quando siamo fortunati lo valorizziamo. Alzi la mano chi in uno dei compleanni che lo hanno separato dalla gioventù all’età “adulta” (potremmo dire tra i 14 e i 20 anni?!) non si è sentito ripetere milioni di volte dalle zie e dai nonni di turno “goditi il tempo tu che hai quest’età”. Una frase che all’epoca non sopportavamo, perché sembrava ci ponesse sempre su un gradino d’inferiorità rispetto ai nostri interlocutori. Nessuna frase nascondeva, però, verità più grande, perché passata una certa soglia l’accelerata è tale che se non si sta attenti si viene ampiamente “spettinati".

E se questo vale in generale per la vita di tutte le persone, quando si parla di lavoro l’effetto viene ulteriormente amplificato. Le nostre giornate lavorative sono divise tra il correre in totale frenesia per combattere il tempo e il tempo perso per lamentarci che non c’è mai tempo. Ma perché? Perché le generazioni di questi anni sono perennemente ossessionate dal tempo e dalla sua “ingestione"?

Scusate il gioco di parole, ma i tempi sono sicuramente cambiati.

Fino a qualche decennio fa, in ambiente lavorativo vigeva la regola della qualità, in alcuni casi, anche a scapito dei tempi. Ora la qualità è data per scontata, ma ancor più scontati sono dati i tempi per raggiungerla.

Ed ecco che si introducono consegne come “ieri per oggi” e che la parola “urgente” è la più inserita negli oggetti mail, tanto da diventare probabilmente la più ignorata. E vi diamo una notizia: aggiungere più "e" al termine di "urgente" (vedi brutture come "urgenteeeeee") non sposta i pesi della consegna.

Che poi, dovremmo veramente prenderci del tempo (di nuovo un gioco di parole, come si presta bene questo argomento) per riflettere. Il fatto che su 40 mail delle 50 che mandiamo in un giorno l’indicazione per i nostri collaboratori sia “urgente” implica che c’è un problema di fondo che non riguarda il tempo, bensì la sintassi.

“Urgente” è da dizionario ciò che richiede una pronta risoluzione, tanto da guadagnarsi un diritto di precedenza su altri task da chiudere. Su altri, ci teniamo a ripeterlo. Perché se tutto diventa urgente, se il task che viene assegnato è urgente quanto quello prima e quanto quello dopo c’è un grande problema nella consegna stessa dei task. Se tutto è urgente non vuol dire che viviamo in un’azienda dinamica, moderna e per questo necessariamente frenetica, ma vuol dire che nulla è programmato e se nulla è programmato non solo la gestione del flusso di lavoro è messa a dura prova, ma lo è anche la sanità mentale di coloro che si interfacciano con voi (oltre che la vostra).

Viviamo nell’era dei sistemi, dei gestionali, dei software, ma volendo anche del buon e vecchio calendario stampato che il suo sporco lavoro riesce sempre a farlo. Usiamo questi mezzi per uscire da questo empasse, impegniamoci davvero per farlo. Quanta “quotidianità” è presente nel nostro flusso di lavoro? Risposte alle email, risposte al telefono, lavori che tutti i giorni è necessario ripetere: bene, calcoliamo il tempo reale che dedichiamo a essi e sottraiamolo alle nostre 8 ore di lavoro. Già questa semplice, ma non banale, operazione ci permetterà di capire quanto tempo abbiamo a disposizione per gestire la mole complessiva di ulteriori task. E a questa mole impariamo a dare delle priorità, perché non tutto può essere urgente, siamo sinceri con noi stessi.

Ma questo non è tutto. Dare delle priorità, soprattutto nel caso in cui ci sia un passaggio di task a collaboratori o partner, non richiede solo uno sforzo gestionale, ma anche una conoscenza delle tempistiche necessarie alla loro evasione. Qualsiasi tipologia di lavoro ha inevitabilmente dei tempi tecnici di realizzazione, anche un lavoro non meccanico, ma creativo, come il nostro.

Ecco che il dialogo tra azienda e agenzia è fondamentale, perché la prima possa spiegare le proprie scadenze, la seconda i propri tempi tecnici e insieme si possa far combaciare il tutto nell’ottica del raggiungimento dell’obiettivo. L’agenzia deve fungere da guida in questo processo, deve condurre l’azienda attraverso un percorso organizzativo non solo interno, ma anche esterno, per permetterle la comprensione del processo stesso.

Per questo motivo in OVOstudio abbiamo creato una giornata consulenziale da svolgersi all’interno dell’azienda, con l’obiettivo di approfondire proprio il concetto di brief e di organizzazione del flusso di lavoro. Perché i nostri obiettivi in ordine di importanza sono realizzare progetti che risultino efficaci, aiutare i nostri clienti ad organizzare al meglio i tempi della loro comunicazione, far si che chi lavora con noi sia felice di pagarci.

Per permettere tutto questo, passare una consegna in modo completo e corretto è fondamentale, indicarne tempi e scadenze ancor di più, per non rischiare fraintendimenti e ritardi reciproci. Vietato, però, scrivere sul brief “urgente”!

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Chi ha tempo non aspetti tempo! ;-)

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